Wat te doen bij een beoordelingsgesprek

Een beoordelingsgesprek is een gesprek van een leidinggevende met een medewerker over het functioneren van de medewerker in het afgelopen jaar. Anders dan het functioneringsgesprek is het meer een eenrichtingsgesprek: de leidinggevende geeft eenzijdig een oordeel over het functioneren van de medewerker, de invloed van de medewerker beperkt zich meer tot het maken van afspraken.

Veelal zijn voorafgaand aan een beoordeling een of meer functioneringsgesprekken gevoerd, waarbij duidelijke afspraken zijn gemaakt (volgens het ‘SMART’-principe: specifiek, meetbaar, actiegericht, realistisch en tijdgebonden). Zie de handleiding op deze site voor een functioneringsgesprek.

Aan een beoordeling kunnen rechtspositionele consequenties worden verbonden zoals salarisverhoging, promotie, omzetting van een tijdelijke aanstelling in een vaste, maar ook overplaatsing, een outplacementtraject of zelfs ontslag.

De consequenties van een beoordelingsgesprek mogen nooit als een verrassing komen. Daarom is het verstandig om het beoordelingsgesprek goed voor te bereiden.

Beoordelingsreglement of -voorschrift

Veel universiteiten, universitair medische centra en onderzoekinstituten hebben een reglement waarin de criteria voor een beoordeling en de procedure zijn vastgesteld. Het is goed van tevoren hiervan kennis te nemen. In dit reglement zijn namelijk bepalingen opgenomen waarmee wordt beoogd de beoordeling zo zorgvuldig en objectief mogelijk te laten vaststellen. Afwijken van de procedure is in beginsel niet toegestaan op straffe van nietigheid van de beoordeling.

Toegepaste normen of afspraken

Wanneer niet reeds in functioneringsverslagen criteria en/of afspraken zijn vastgelegd, moet u ervoor zorgen dat u ruim van tevoren, liefst reeds voorafgaande aan de beoordelingsperiode van veelal 1 jaar, op de hoogte bent van de criteria van de beoordeling.
Dan kunt u ernaartoe werken. De normen waaraan men moet voldoen, dienen namelijk voorafgaande aan de beoordelingsperiode bekend te zijn en te behoren bij de functie die men vervult. Men moet binnen de beoordelingsperiode aan de gestelde normen kunnen voldoen.
Kennelijke onbekende en onredelijke normen mogen dus niet in de beoordeling worden gesteld.

Feedback

Het is verstandig om tijdens de beoordelingsperiode regelmatig om feedback te vragen. Praat regelmatig, bijvoorbeeld elke vier maanden, even kort met de baas over hoe het gaat op het werk. Bevestig met een paar regels per e-mail wat u hebt afgesproken. Wanneer men voorafgaand aan een beoordeling functioneringsgesprekken voert, kunnen de verslagen van deze gesprekken als basis dienen voor de beoordeling (zie ook de handleiding voor een functioneringsgesprek).

Eigen dossier

Maak ook zelf een dossier of houd een logboek bij. Schrijf aan het eind van elke maand op wat uw prestaties waren. Benoem duidelijke successen en deel die met de leidinggevende! Een korte mededeling in een e-mailbericht kan geen kwaad. Hiermee kan alles eenvoudig worden geverifieerd. Het is altijd prettig zelf een goed gedocumenteerd stuk over uw functioneren te hebben. Vooral wanneer dat bij de werkgever niet voorhanden is.

Voorlopige beoordeling

Sommige regelingen schrijven voor dat men voorafgaand een beoordelingsgesprek een voorlopige beoordeling aan de medewerker verstrekt. In dat geval kan men zich beter voorbereiden op het gesprek. Hiermee kan puntsgewijs met de eigen documenten worden bekeken of de beoordeling voor wat betreft de feiten klopt. Is dat het geval, dan kan voorts worden bestudeerd of daaraan de juiste conclusies zijn verbonden. Maak een notitie van uw bevindingen en neem deze mee naar het gesprek. U kunt tijdens het gesprek wijzen op de door u gevonden onjuistheden.

Tips voor tijdens het beoordelingsgesprek

Bereid u erop voor uzelf als doel te stellen om te begrijpen wat er in het beoordelingsgesprek wordt gezegd. Schiet niet in de verdediging, maar stel vragen. Waarom vindt uw baas dat?
Probeer eerst het hele verhaal met argumenten van de werkgever te vernemen.

Wees erop voorbereid ook negatieve kritiek te krijgen. Hoe vervelend dat ook is, dat hoort er nu eenmaal bij. Toch ervaren veel mensen kritiek op hun functioneren als teken van een ernstige persoonlijke tekortkoming. De reeks van positieve punten verliest dan al snel zijn glans. Dat is niet nodig: je hoeft niet volmaakt te zijn om goed te functioneren. Trek u kritiek niet persoonlijk aan: het gaat om uw functioneren. Vraag altijd om voorbeelden van wat u kunt verbeteren. Neem geen genoegen met vage opmerkingen of algemene kritiek of wijs – indien nodig – op concrete voorbeelden waaruit het tegendeel blijkt.
Let er op dat uw beoordeling niet opgehangen wordt aan één of enkele incidenten. Alles wat belangrijk is voor uw totale functioneren, moet worden meegewogen. Blijf dat voor ogen houden en wijs daar zonodig op in het gesprek. Ook moet de beoordeling gebaseerd zijn op de hele voorafgaande beoordelingperiode, niet alleen op een deel daarvan of de laatste paar weken voorafgaand aan de beoordeling.

Verslag van het beoordelingsgesprek

Van een beoordelingsgesprek moet een verslag worden gemaakt. Het ontbreken van een verslag kan consequenties hebben voor de rechtsgeldigheid van de vastgestelde beoordeling.
Beide partijen ondertekenen het verslag. Wanneer u het als werknemer niet eens bent met de inhoud van het verslag, is het goed om dat kenbaar te maken. Onderteken het verslag met de toevoeging “voor gezien” of “onder protest ondertekend”. Uw bezwaren tegen het verslag moet u vervolgens – schriftelijk en goed beargumenteerd – aan uw leidinggevende en personeelsfunctionaris kenbaar maken.

Niet eens met de beoordeling

Omdat aan een beoordeling een rechtspositioneel gevolg kan worden verbonden, kan men als medewerker tegen een beoordeling bezwaar maken en vervolgens – zonodig – beroep instellen.
Voor medewerkers van openbare universiteiten, universitair medische centra en onderzoekinstituten met een ambtenarenaanstelling kan een bezwaar- en beroepsprocedure worden gevolgd volgens de Algemene wet bestuursrecht.
Medewerkers van bijzondere universiteiten, universitair medische centra en onderzoekinstituten, die volgens het civiele arbeidsrecht een aanstelling hebben, kunnen op grond van de cao een bezwaar- en vervolgens een beroepsprocedure bij een beroepscommissie volgen. Daarnaast blijft voor deze medewerkers de gang naar de civiele rechter open.

 

Veel succes met de voorbereiding!

 

Voor vragen kunt u contact opnemen met de juristen van het VAWO-bureau: mr. Donald Pechler en mr. Ahmed Charifi (030-2316742, info@vawo.nl)