Beoordelingsgesprek

Een beoordelingsgesprek is een gesprek van een leidinggevende met een medewerker over het functioneren van de medewerker in het afgelopen jaar. Anders dan het functioneringsgesprek is dit een eenrichtingsgesprek: de leidinggevende geeft eenzijdig een oordeel over het functioneren van de medewerker, de invloed van de medewerker beperkt zich meer tot het maken van afspraken.

Meestal zijn voorafgaand aan een beoordeling een of meer functioneringsgesprekken gevoerd, waarbij duidelijke afspraken zijn gemaakt. Veel werkgevers gebruiken daarvoor het ‘SMART’-principe: specifiek, meetbaar, actiegericht, realistisch en tijdgebonden (zie functioneringsgesprek).

Aan een beoordeling kunnen rechtspositionele consequenties worden verbonden zoals salarisverhoging, promotie, omzetting van een tijdelijke aanstelling in een vaste, maar ook overplaatsing, een outplacementtraject of zelfs ontslag. Wat de uitkomst van een beoordelingsgesprek ook is, het mag nooit als een verrassing komen. Daarom is het verstandig om het beoordelingsgesprek goed voor te bereiden.

Beoordelingsreglement of –voorschrift
Veel universiteiten, universitair medische centra en onderzoekinstituten hebben een reglement waarin de criteria voor een beoordeling en de procedure zijn vastgesteld. Het is goed om dit van tevoren door te lezen. In dit reglement zijn namelijk bepalingen opgenomen waarmee wordt beoogd de beoordeling zo zorgvuldig en objectief mogelijk te laten vaststellen. Afwijken van de procedure is in principe niet toegestaan en kan er toe leiden dat de beoordeling nietig wordt verklaard.

Toegepaste normen of afspraken
Wanneer er geen functioneringsverslagen zijn of duidelijke afspraken met eisen die aan jou worden gesteld, is het belangrijk dat je ervoor zorgt dat je ruim van tevoren op de hoogte bent van de criteria die voor jou van toepassing zijn. Op die manier kun je ernaartoe werken. De werkgever moet werknemers namelijk de mogelijkheid bieden om voorafgaande aan de beoordelingsperiode aan gestelde normen te kunnen voldoen. Onbekende en onredelijke normen mogen dus niet in de beoordeling worden gesteld.

Feedback
Het is verstandig om tijdens de beoordelingsperiode regelmatig om feedback te vragen. Praat regelmatig, bijvoorbeeld elke vier maanden, even kort met je leidinggevende over hoe het gaat op het werk. Bevestig met een paar regels per e-mail wat is besproken en wat je eventueel hebt afgesproken. Wanneer een leidinggevende voorafgaand aan een beoordeling geen functioneringsgesprekken voert, kunnen de verslagen van deze gesprekken dienen als basis voor de beoordeling.

Eigen dossier
Maak ook zelf een dossier of houd een logboek bij. Schrijf aan het eind van elke maand op wat je prestaties waren. Benoem duidelijke successen en deel die met de leidinggevende! Een korte mededeling in een e-mailbericht kan geen kwaad. Hiermee kan alles eenvoudig worden geverifieerd. Het is altijd prettig zelf een goed gedocumenteerd stuk over je functioneren te hebben. Vooral wanneer dat bij de werkgever niet voorhanden is.

Voorlopige beoordeling
Sommige regelingen schrijven voor dat men voorafgaand aan een beoordelingsgesprek een voorlopige beoordeling aan de medewerker verstrekt. In dat geval kun je je beter voorbereiden op het gesprek. Op basis van eigen documenten kun je bekijken of de beoordeling voor wat betreft de feiten klopt. Als dat zo is, dan kun je voor jezelf beoordelen of daaraan de juiste conclusies zijn verbonden. Maak een notitie van je eigen bevindingen en neem deze mee naar het gesprek. Tijdens het gesprek kun je de leidinggevende wijzen op onjuistheden.

Tips voor tijdens het beoordelingsgesprek

* Probeer in het gesprek te begrijpen wat er wordt gezegd. Schiet niet in de verdediging, maar stel vragen. Waarom vindt je leidinggevende dat?

* Probeer eerst het hele verhaal met argumenten van de werkgever te vernemen.

* Wees erop voorbereid ook negatieve kritiek te krijgen. Hoe vervelend dat ook is, dat hoort er nu eenmaal bij. Toch ervaren veel mensen kritiek op hun functioneren als teken van een ernstige persoonlijke tekortkoming. De reeks van positieve punten verliest dan al snel zijn glans. Dat is niet nodig: je hoeft niet volmaakt te zijn om goed te functioneren. Trek kritiek niet persoonlijk aan: het gaat om het functioneren. Vraag altijd om voorbeelden van wat je kunt verbeteren. Neem geen genoegen met vage opmerkingen of algemene kritiek of wijs – indien nodig – op concrete voorbeelden waaruit het tegendeel blijkt.

* Let er op dat een beoordeling niet wordt opgehangen aan één of enkele incidenten. Alles wat belangrijk is voor het totale functioneren, moet worden meegewogen. Blijf dat voor ogen houden en wijs daar zo nodig op in het gesprek. Ook moet de beoordeling gebaseerd zijn op de hele voorafgaande beoordelingsperiode, niet alleen op een deel daarvan of de laatste paar weken voorafgaand aan de beoordeling.

Verslag van het beoordelingsgesprek

Van een beoordelingsgesprek moet een verslag worden gemaakt. Het ontbreken van een verslag kan consequenties hebben voor de rechtsgeldigheid van de vastgestelde beoordeling.

Beide partijen ondertekenen het verslag. Wanneer je het als werknemer niet eens bent met de inhoud van het verslag, is het goed om dat kenbaar te maken. Onderteken het verslag met de toevoeging “voor gezien” of “onder protest ondertekend”. Bezwaren tegen het verslag moet je vervolgens schriftelijk en goed beargumenteerd aan je leidinggevende en personeelsfunctionaris kenbaar maken.

Veel succes met de voorbereiding!