Handleiding voor een goed functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek is een gesprek dat jaarlijks kan worden gevoerd tussen leidinggevende en medewerker. In dat gesprek wordt het functioneren van de medewerker in de afgelopen periode in kaart gebracht. Het functioneringsgesprek kan ook wel jaargesprek of resultaat- en ontwikkelingsgesprek worden genoemd.

Een functioneringsgesprek is geen beoordelingsgesprek

Aan de uitkomst van de beoordeling wordt doorgaans een rechtsgevolg worden verbonden in de zin van wel of geen promotie, hogere inschaling of zelfs ontslag. Het beoordelingsgesprek is een eenrichtingsgesprek, waarin de leidinggevende eenzijdig het functioneren en de behaalde resultaten van de medewerker beoordeelt aan de hand van de gestelde normen of gemaakte afspraken.
Een beoordelingsgesprek is in beginsel alleen gericht op het functioneren in het verleden.

Doel van het functioneringsgesprek

Het gesprek is bedoeld om de kwaliteit van het werk te verhogen en de onderlinge samenwerking te optimaliseren. Het gesprek vindt in open overleg plaats en is tweezijdig, dat wil zeggen dat ook het functioneren van de leidinggevende in verband met de optimalisatie van de onderlinge samenwerking ter sprake kan komen. Het gesprek dient constructief te zijn en toekomstgericht.

In het gesprek komen de volgende onderwerpen aan de orde:

– Het stellen van doelen
– Wat gaat er goed?
– Wat kan er worden verbeterd?
– Hoe kunnen verbeteringen tot stand worden gebracht?

Een goede voorbereiding is het halve werk!

Wanneer een leidinggevende aangeeft met u een functionerings-gesprek te willen voeren, is het raadzaam om het volgende te doen:
– Maak een goede inventarisatie van de door u behaalde resultaten van uw werk .
– Omschrijf de activiteiten waarbij u betrokken bent geweest en wat precies uw aandeel is geweest.
– Benoem en kwalificeer deze vervolgens aan de hand van de u bekende normen en eisen of gemaakte afspraken. Het is ook verstandig de normen of functie-eisen die voor uw functie gelden, en de in het verleden gemaakte afspraken nog eens goed na te lopen en eventueel op te schrijven.
– Wanneer activiteiten of werkzaamheden minder succesvol zijn, formuleer dan de punten die u zou willen verbeteren.
– Formuleer uw doelen: waar wilt u met uw werk naar toe, wat zijn uw ambities of persoonlijke (leer)doelen?
– Welke wensen hebt u ten aanzien van deze doelen (opleidingswensen of loopbaanafspraken)?
Stel vervolgens een agenda op, zodat u de verschillende onderdelen puntsgewijs in het functioneringsgesprek kunt bespreken.

Het is raadzaam gedurende een jaar een logboek bij te houden van al uw werkzaamheden, activiteiten en resultaten, zodat u alle gegevens al bij de hand hebt. Ook is het verstandig deze te benoemen binnen de functieomschrijving of het functieprofiel, waar uw functie onder valt.

U kunt vervolgens een verslag van uw werkzaamheden en resultaten met agenda van tevoren aan uw leidinggevende en eventueel de personeelsfunctionaris ter beschikking stellen, zodat ook zij bij de voorbereiding van het gesprek daarmee rekening kunnen houden.

Het verslag

Van elk functioneringsgesprek dient een verslag te worden gemaakt, waarin de uitkomst samengevat wordt vastgelegd en de gemaakte afspraken concreet worden weergegeven.

Afspraken die worden gemaakt, dienen aan de volgende voorwaarden te voldoen:
Specifiek: helder en eenduidig
Meetbaar: controleerbaar aan de hand van al bekende normen voor de functie
Acceptabel: samen overeengekomen en passend binnen de reeds bekende normen die gelden voor de functie
Realistisch: haalbaar, binnen bereik en volgens een realistisch tijdspad
Tijdgebonden: schriftelijk overeengekomen peildata.

(Dit worden naar de eerste letters SMART-afspraken genoemd.)

Ondertekening van het verslag

Leidinggevende en medewerker ondertekenen het verslag.
Ondertekening van het verslag kan gebeuren met de mededeling “voor akkoord” of “voor gezien”.

Ondertekening “voor gezien” kan plaatsvinden, wanneer er geen overeenstemming kan worden bereikt over de inhoud van het verslag. Men kan niet worden verplicht het verslag “voor akkoord ” te ondertekenen.
Wanneer men het niet eens is met het verslag, kan men de leidinggevende eerst vragen het verslag conform de wijzigings-voorstellen aan te passen. Mocht deze dat niet willen, dan kan men het verslag “voor gezien” ondertekenen onder verwijzing naar een aparte brief, waarin de onderdelen worden genoemd waarmee men het niet eens is. Deze brief dient met het “voor gezien” ondertekende verslag aan de leidinggevende te worden geretourneerd. Het is verstandig ook een kopie van het ondertekende verslag en de brief rechtstreeks naar de personeelsfunctionaris te sturen.

Regelingen omtrent functioneren

De meeste universiteiten, universitair medische centra en onderzoeksinstellingen hebben op hun website informatie omtrent functioneringsgesprekken opgenomen. Niet zelden is daarop ook een regeling te vinden, waarin de procedure artikelsgewijs is uiteengezet. Ook kan men soms van de website een formulier downloaden waarop de onderwerpen en uitkomsten van het functioneringsgesprek kunnen worden vastgelegd.
Het is raadzaam deze regeling en het formulier van tevoren goed door te nemen.

Veel succes met het gesprek!

Voor vragen kunt u contact opnemen met de juristen van het VAWO-bureau: mr. Donald Pechler en mr. Ahmed Charifi (030-2316742, info@vawo.nl)