Functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek is een gesprek dat jaarlijks kan worden gevoerd tussen leidinggevende en medewerker. In dat gesprek wordt het functioneren van de medewerker in de afgelopen periode in kaart gebracht. Het functioneringsgesprek kan ook wel jaargesprek of resultaat- en ontwikkelingsgesprek worden genoemd.

Een functioneringsgesprek is geen beoordelingsgesprek

Een beoordelingsgesprek is in principe gericht op het functioneren in het verleden. Aan de uitkomst van de beoordeling kunnen consequenties worden verbonden zoals wel of geen promotie, hogere inschaling of zelfs ontslag. Ook is het beoordelingsgesprek eenzijdig. De leidinggevende beoordeelt aan de hand van de gestelde normen of gemaakte afspraken het functioneren en de behaalde resultaten van de medewerker. Lees hier meer over beoordelingsgesprekken.

Een functioneringsgesprek is bedoeld om de kwaliteit van het werk te verhogen en de onderlinge samenwerking te optimaliseren. Het gesprek vindt in open overleg plaats en is tweezijdig, dat wil zeggen dat ook het functioneren van de leidinggevende besproken kan worden om de onderlinge samenwerking te optimaliseren. Functioneringsgesprekken zijn in principe constructief en toekomstgericht.

Wat wordt er besproken?
In het gesprek komen de volgende onderwerpen aan de orde:

* Het stellen van doelen

* Wat gaat er goed?

* Wat kan er worden verbeterd?

* Hoe kunnen verbeteringen tot stand worden gebracht?

Bereid je goed voor op het gesprek
Een goede voorbereiding is het halve werk! Dus wanneer een leidinggevende aangeeft een functioneringsgesprek te willen voeren, raadt de VAWO het volgende aan:

* Maak een goed overzicht van alle behaalde resultaten van je werk.

* Omschrijf de activiteiten waarbij je betrokken bent geweest en wat precies je aandeel hierin is of was.

* Benoem en kwalificeer deze vervolgens aan de hand van de bekende normen en eisen of gemaakte afspraken. Het is ook handig om de normen of functie-eisen specifiek voor jouw functie en de in het verleden gemaakte afspraken nog eens goed na te lopen en eventueel op te schrijven.

* Wanneer activiteiten of werkzaamheden minder succesvol zijn, formuleer dan de punten die je zou willen verbeteren.

* Formuleer je doelen: waar wil je met je werk naar toe, wat zijn ambities of persoonlijke (leer)doelen?

* Welke wensen heb je ten aanzien van deze doelen (opleidingswensen of loopbaanafspraken)?

* Stel vervolgens een agenda op, zodat je de verschillende onderdelen puntsgewijs in het functioneringsgesprek kunt bespreken.

* Het is raadzaam gedurende een jaar al je werkzaamheden, activiteiten en resultaten schriftelijk bij te houden, zodat je alle gegevens al bij de hand hebt. Ook is het verstandig deze te benoemen binnen de functieomschrijving of het functieprofiel, waar je functie onder valt.

Het verslag
Van elk functioneringsgesprek hoort een verslag te worden gemaakt, waarin de uitkomst samengevat wordt vastgelegd en de gemaakte afspraken concreet worden weergegeven.

Afspraken die worden gemaakt, moeten aan de volgende voorwaarden te voldoen:

* Specifiek: helder en eenduidig

* Meetbaar: controleerbaar aan de hand van al bekende normen voor de functie

* Acceptabel: samen overeengekomen en passend binnen de reeds bekende normen die gelden voor de functie

* Realistisch: haalbaar, binnen bereik en volgens een realistisch tijdspad

* Tijdgebonden: schriftelijk overeengekomen peildata.

(Dit worden naar de eerste letters SMART-afspraken genoemd.)

Ondertekening van het verslag
Zowel leidinggevende als medewerker ondertekenen het verslag. Ondertekening van het verslag kan gebeuren met de mededeling “voor akkoord” of “voor gezien”.

Onderteken alleen “voor akkoord”, als je ook echt met het verslag akkoord bent. Een werkgever kan je namelijk niet verplichten “voor akkoord”  te tekenen. Wanneer je het niet eens bent met het verslag, kun je de leidinggevende vragen wijzigingsvoorstellen in het verslag te doen. Mocht je leidinggevende dat niet willen, dan kun je het verslag “voor gezien” ondertekenen onder verwijzing naar een aparte brief, waarin de onderdelen worden genoemd waarmee je het niet eens bent. Deze brief stuur je met het “voor gezien” ondertekende verslag aan de leidinggevende terug.

Regelingen rondom functioneren
De meeste universiteiten, universitair medische centra en onderzoekinstellingen hebben op hun website informatie over functioneringsgesprekken geplaatst. In veel gevallen is daar ook een regeling te vinden, waarin de procedure artikelsgewijs is uiteengezet. Ook kun je soms van de website een formulier downloaden waarop de onderwerpen en uitkomsten van het functioneringsgesprek kunnen worden vastgelegd. Het is nuttig om naast de informatie van je werkgever ook onafhankelijke bronnen te raadplegen (zoals deze VAWO-website).

De VAWO raadt aan deze regeling en het formulier van tevoren goed door te nemen.

Veel succes met het gesprek!